Cómo planificar turnos de trabajo en tiendas retail para mejorar la productividad y reducir la rotación

En el sector retail, la falta de una planificación adecuada de los turnos puede generar múltiples problemas:

• Desmotivación del personal: Horarios impredecibles o injustos afectan la moral del equipo.
  
  

• Alta rotación: La insatisfacción laboral lleva a una mayor rotación de empleados.
  
  

• Baja productividad: La sobrecarga o falta de personal en momentos clave disminuye la eficiencia.
  
  

• Mala experiencia del cliente: La falta de personal capacitado en horas pico afecta la atención al cliente.
  
  

Varios estudios espalda que la implementación de sistemas de autogestión de turnos puede reducir el tiempo destinado a la planificación en un 22%, liberando recursos para tareas de mayor valor 

La planificación de turnos en el retail presenta desafíos únicos:

• Variabilidad en la demanda: Los flujos de clientes pueden variar significativamente según la hora, el día o la temporada.
  
  

• Diversidad de roles: Desde cajeros hasta reponedores, cada puesto tiene requerimientos específicos.
  
  

• Normativas laborales: Es necesario cumplir con leyes y convenios colectivos que regulan jornadas y descansos.
  
  

• Preferencias y disponibilidad del personal: Considerar las necesidades individuales mejora la satisfacción y reduce el absentismo
  
  

Identificar y evitar errores comunes es esencial para una gestión eficiente:

• No alinear la programación con la demanda esperada: Asignar personal sin considerar los picos de afluencia puede resultar en sobrecarga o inactividad .
  
  

• Tratamiento preferencial: Favorecer a ciertos empleados en la asignación de turnos genera resentimiento y desmotivación.
  
  

• Falta de seguimiento de descansos y permisos: No respetar los descansos legales o ignorar las solicitudes de permisos afecta la salud y el compromiso del equipo.
  
  

• Ignorar la normativa laboral: Desconocer o no aplicar correctamente las leyes laborales puede acarrear sanciones y conflictos.
  
  

• Falta de reacción ante imprevistos: No contar con planes de contingencia para ausencias o cambios inesperados puede desestabilizar la operación .
  
  

Una cadena de supermercados en Europa enfrentaba alta rotación y quejas por mala atención. Esta cadena de supermercados implementó el software de planificación de turnos Plain un sistema que consideraba las habilidades y preferencias de los empleados, lograron:

• Reducir los errores en la planificación de turnos en un 40%.
  
  

• Mejorar la satisfacción de los empleados.
  
  

• Disminuir el absentismo.
  
  

Esto se logró permitiendo que los empleados accedieran fácilmente a sus horarios y realizaran cambios cuando fuera necesario, aumentando la productividad y reduciendo el absentismo .

Para estructurar los turnos de trabajo de manera efectiva, se recomienda seguir los siguientes pasos:

Analizar las necesidades de personal: Evaluar los horarios de apertura, flujos históricos de clientes y eventos especiales para determinar la demanda.

Evalúa las horas de mayor tráfico: Usa datos del POS o CRM para identificar picos de afluencia diarios y semanales.

Define la estructura mínima operativa: Por cada franja horaria, establece cuántos empleados se necesitan por área (cajas, reposición, probadores, atención en piso).

Considerar competencias y disponibilidad: Asignar turnos teniendo en cuenta las habilidades y la disponibilidad de cada empleado.

Disponibilidad: Recoge la información actualizada de cada miembro del equipo (estudios, restricciones médicas, conciliación familiar).

Competencias: Crea un mapa de habilidades. Por ejemplo: personal autorizado para manejar caja, perfiles multitarea, etc.

Utilizar software especializado: Implementar herramientas diseñadas para la gestión de turnos en retail, que permitan crear planificaciones complejas y adaptadas.

Utiliza herramientas que permitan:

• Programar turnos recurrentes.
  
  

• Visualizar conflictos (por ejemplo, exceso de horas).
  
  

• Enviar notificaciones automáticas.
  
  

• Permitir cambios o coberturas voluntarias.
  
  

Fomentar la comunicación abierta: Mantener un diálogo constante con el equipo para conocer sus preferencias y necesidades.

Publica los turnos con al menos 2 semanas de antelación.

• Permite intercambios entre empleados bajo validación.
  
  

• Recolecta feedback sobre el planning al cierre de cada semana.
  
  

Script sugerido para daily meeting:

"Equipo, revisad vuestros turnos publicados para la semana que viene. Si tenéis alguna solicitud de cambio, por favor notificadlo antes del viernes. Los ajustes los haremos juntos para mantener la cobertura sin comprometer el bienestar de nadie."

Promover la equidad y flexibilidad: Garantizar que los horarios sean justos y adaptables a las circunstancias personales de los trabajadores.

Evita favoritismos. Introduce sistemas como:

• Rotación de fines de semana: alternar fines de semana libres por empleado.
  
  

• Turnos cruzados: para que todos puedan tener oportunidades de aperturas/cierres.
  
  

• Priorización por antigüedad o desempeño en peticiones puntuales.
  
  

Evaluar y ajustar periódicamente: Revisar la eficacia de los horarios establecidos y realizar ajustes según sea necesario

Al menos una vez al mes:

• Analiza indicadores como cumplimiento de horarios, absentismo, cobertura en picos de tráfico, rotación de empleados.
  
  

• Evalúa qué turnos generan más incidencias.
  
  

• Revisa con el equipo: ¿Se sienten escuchados? ¿Perciben los horarios como justos?
  
  

KPIs clave:

• % de solicitudes de cambio vs. turnos asignados.
  
  

• Tasa de cobertura en franjas pico.
  
  

• Satisfacción del equipo (puede medirse con encuestas NPS internas).

Para facilitar la planificación de turnos, se pueden utilizar las siguientes herramientas:

• Beam HR: Software especializado en la gestión de equipos por turnos en retail, que permite crear planificaciones complejas y adaptadas .
  
  

• Workforce.com: Plataforma que ofrece sistemas de autogestión de turnos, permitiendo a los empleados participar en la configuración de sus propios horarios .
  
  

• Skello: Herramienta que ayuda a cumplir con la normativa, mejorar la operativa y reforzar el compromiso del equipo en supermercados y tiendas del sector retail